管理员篇-工单配件-服务通-全面解析CRM系统-纷享销客

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管理员篇-工单配件

2021-03-01 08:53:13 1073 本站

一、业务场景介绍

机械设备行业中，厂家/服务商在为客户提供售后维修服务的同时，会涉及产品配件的相关业务；例如服务工程师在执行上门服务前，领取一定数量的配件；在执行服务的过程中，替换配件；在服务完成后，将包修期内旧配件带回服务站，将未使用的配件归还至服务站等。

追求精细化管理的企业，会将服务工程师领取、使用、归还的业务流程进行线上管理，并希望可以实时统计工程师的以领取的在手配件数量，定期提醒工程师归还未使用的配件等，以提高业务运行效率。

二、解决方案主线

三、功能操作-系统管理员篇

企业对于工单配件功能模块的使用场景，根据管理精度和使用纷享A类库存或者对接ERP库存，分为三个部分：

仅用于工程师在执行工单过程中，简单记录配件的使用情况；
企业需要严格管理服务过程中，工程师对于配件的领取、使用、退回过程，但不需要和纷享库存数据联动；
企业需要严格管理服务过程中，工程师对于配件的领取、使用、退回过程，且需要同步影响纷享库存数据；

1、初次启用工单配件

1.1 功能开启的前提：

当前企业所购买的服务通版本必须为【服务通-专业版】；
1.2 开启操作
【服务通】->【现场服务设置】->【工单配件】

1.3 功能开启后

自动增加【配件消耗明细】对象，用于应对简单记录服务过程中配件使用情况的需求场景；
【配件消耗明细】对象，是做为工单配件模块的基础对象，开启之后，可以根据企业管理需要选择是否开启领料退料模块；

2、领料退料模块的开启

如果企业需要严格管理服务过程中，工程师对于配件的领取、使用、退回过程，那么可以选择开启领料退料模块。

2.1 功能开启后

【服务通】->【现场服务】菜单中，增加【配件管理】入口。
自动增加【领料单】、【退料单】、【员工个人库】对象。
仅开启该功能，不开启对接A类纷享库存时，领料、退料均是基于产品进行操作，不需要选择从哪个仓库领料或者退回至哪个仓库，不影响企业库存数据。

2.2 开启领料退料模块之后的设置项

有四个设置项tab：流程设置、角色人员、超期未归还提醒、库存设置

【流程设置】：用于企业根据管理诉求，为领料单、退料单设置业务流程

当设置了业务流程后，单据状态和员工个人库数据仅能通过“仓库确认领料/退料”应用节点更新。
当设置为无需流程时，可以根据“更新状态和员工个人库”的设置，选择单据提交之后直接更新数据或者通过其他方式更新（函数、审批流、ERP接口等）。

【角色人员】：用于管理员设置哪些人员可以提交领料单、退料单申请，哪些人员有【仓库确认领料/退料】应用节点的操作权限；

系统会自动为分配了【领料退料申请】角色的用户，创建对应的员工个人库，用来统计单个员工领料、退料、使用以及在手的配件数量；
当用户从【领料退料申请】角色移除时，对应的员工个人库记录不会同步删除，只会将“是否关联角色权限”状态更新为“未关联领料退料申请角色”；代表当前员工个人库对应的用户已无领料退料申请的权限；
拥有【领料退料确认】角色的员工，可在流程流转至“仓库确认领料/退料”节点时，做确认和驳回操作；

【超期未归还提醒】：用于设置系统自动检查哪些员工有已领用但长期未归还的配件，定期向员工和管理员发送通知；

超期时限，代表从领料单从确认领料操作之后，持续多久算超期；
提醒日期，代表对于超期的领料单，在什么时间节点发送提醒；其中提醒日期的设置包含指定每月固定日期和间隔固定时间两种方式；例如，可以设置每月26号提醒或者从9月1日开始，每隔10天提醒一次；

【库存设置】：如果企业已经使用了纷享A类库存模块，且需要通过工程师的配件领取、使用、退回过程，同步影响库存数据，则可开启该设置项。该设置项开启的前提是，企业已开启纷享A类库存模块，功能开启后：

领料单中会增加领料类型字段，用户可选择是基于产品领料还是纷享库存进行领料。
基于纷享仓库的领料单和退料单，系统将会自动生成出库单、入库单。
退料单中会增加是否退回仓库字段，用户可以选择退料时，是否退回到纷享仓库。
基于纷享库存的领料单，在退料时，也需要基于纷享库存进行退料。

四、功能操作-业务人员篇（web侧操作）

1、仅用于工程师在执行工单过程中，简单记录配件的使用情况；

已开启工单配件模块，但未开启领料退料模块时，系统仅增加了【配件消耗明细】对象，其中：

当“使用方式为直接消耗”时，仅需要选择“新配件”，该字段查找关联产品；
当“使用方式为旧件回收”时，选择“新配件”的同时，需要选择“旧配件”；代表工程师需要记录是将什么旧配件做了回收操作；

2、企业需要严格管理服务过程中，工程师对于配件的领取、使用、退回过程，但不需要和纷享库存数据联动;

仅开启领料退料，不开启对接A类纷享库存时，领料、退料均是基于产品进行操作，不需要选择从哪个仓库领料或者退回至哪个仓库，不在纷享影响企业库存数据。

衍生场景-企业对接了ERP库存：

对于对接了ERP库存模块的企业，在纷享中也可仅基于产品领料/退料，将数据同步到ERP系统，再由ERP系统完成库存数据更新，将最终单据状态以及库存情况同步到纷享，具体设置如下：

需要在领料/退料流程中设置【无需流程】且【不直接更新状态和员工个人库】；
将领料/退料单据对接至ERP，再由ERP接口/自定义函数触发状态更新；
当状态更新为“仓库确认已领料/退料”，系统会自动触发员工个人库更新；

3、企业需要严格管理服务过程中，工程师对于配件的领取、使用、退回过程，且同步影响纷享库存数据；

该场景中，企业已经在库存设置中，打开了对接纷享A类库存开关。

对于“领料类型=基于产品领料”的领料单和“是否退回仓库=否”的退料单的操作，由于领料、退料均和纷享库存模块无关，只在领料/退料状态更新为“仓库已确认”时，系统同步更新员工个人数据，不再单独介绍操作细节。

该章节以及后续的app侧操作主要从基于纷享A类库存的领料退料操作展开介绍：

1、领料单

用于承载拥有领料退料申请角色的企业员工，从某仓库中领取一些售后物料的（比如工具、配件）的流程管理；

因是基于纷享A库存进行介绍，所以，以下介绍内容中，领料类型默认选择了基于纷享库存领料；关键步骤：

1.1 新建、提交领料申请

①新建领料单:需要选择从哪个仓库中领取物料，并选择当前仓库中的库存产品，填写申请领料数量即可；其他字段（除备注）均由系统自动赋值；

**注意：**

申请领料数量需要小于库存中该产品的可用数量；
目前仅支持未开启批次序列号管理的产品记录。

②提交领料申请:提交领料申请操作之后，系统会根据领料单流程设置项判断，如“设置了流程”，则自动发起相应流程；如设置了“无需流程”，则直接影响库存数据；

1.2 审批领料单

拥有领料退料确认角色的员工，会收到待确认通知，并可在系统内进行确认或者驳回操作；

1.3 自动影响库存

当拥有领料退料确认角色的员工，做确认领料申请操作后（如未配置流程，提交申请之后，系统自动确认）:

系统会记录仓库确认人以及确认时间；如未配置流程，则仓库确认人为系统；
自动创建出库单，代表员工已经从相应仓库中领取到了所申领的物料；
领料状态更新为仓库确认已领料；

1.4 计算员工个人库中已领料数量

员工个人库中的已领料总数是对应员工所有已申请领料数量的汇总；确认领料申请操作成功后，系统会自动更新申请人对应的员工个人库数据中的已领料总数；

员工个人库初始状态：
确认领料单申请后：

2、执行工单

服务工程师可以在工单执行过程中，从自己的个人库中，选择需要使用消耗的配件，通过和工单关联的配件消耗明细对象进行记录；

2.1 记录配件消耗明细

工单配件模块已开启对接库存模块，系统会在【配件消耗明细】对象中增加“已领料产品”字段，来替代原查找关联产品的“新配件”字段；“旧配件”字段仍查找关联产品对象；

代表配件消耗明细中的新配件使用，均需要从员工库得已领配件中进行选取；

当“使用方式为直接消耗”时，仅需要选择“已领料产品”，该字段查找关联领料单明细，且只能选择自己员工库中的记录；
当“使用方式为旧件回收”时，选择“已领料产品”的同时，需要选择“旧配件”；代表工程师需要记录是将什么旧配件做了回收操作；

2.2 扣减领料单产品中已消耗数量

当工程师在工单执行过程中，创建配件消耗明细记录后，系统会自动将配件的消耗情况记录在在相应的领料单产品中，并更新领料单产品中的已消耗数量和剩余数量；

2.3 计算员工个人库中已消耗数量

员工个人库中的已消耗总数是对应员工所有领料单产品中已消耗数量的汇总；

当2.2步骤中，领料单产品中已消耗数量和剩余数量更新之后，系统会同步更新员工个人库中的已消耗数量和剩余数量；

3、退料单

用于承载拥有领料退料申请角色的企业员工，向某仓库退回一些售后物料的的流程管理；因是基于纷享A库存进行介绍，所以，以下介绍内容中，是否退回仓库默认选择了为是。

退料单预设了两种退料类型，其中：

未使用配件退料：代表从员工个人库中，将已领取但未消耗的新配件做退回业务；
旧件回收退料：该类型和配件消耗明细中，旧件消耗的使用方式相对应；代表对于工单执行过程中的旧件做退回业务；

3.1 新建、提交退料单

①新建退料单:需要选择退料类型、向哪个仓库退回物料，然后选择需退料产品，填写退料数量即可；其他字段（除备注）均由系统自动赋值；

**注意：**

当“退料类型=未使用配件退料”时，退料产品需要从“领料单产品”中选择；申请退料的数量需小于领料单产品中的剩余数量；
当“退料类型=旧件回收退料”时，退料产品需要选择“消耗方式=旧件回收”类型的配件消耗明细记录；申请退料的数量不受约束，工程师根据实际情况填写；

②提交退料申请:提交退料申请操作之后，系统会根据退料单流程设置项判断，如“设置了流程”，则自动发起相应流程；如设置了“无需流程”，则直接影响库存数据；

3.2 审批退料单

拥有领料退料确认角色的员工，会收到待确认通知，并可在系统内进行确认或者驳回操作；具体操作和领料单审批一致；

3.3 自动影响库存

当拥有领料退料确认角色的员工，做确认退料申请操作后（如未配置流程，提交申请之后，系统自动确认）:

系统会记录仓库确认人以及确认时间；如未配置流程，则仓库确认人为系统；
自动创建入库单，代表员工已经从向对应仓库退回了物料；
退料状态更新为仓库确认已退料；

3.4 扣减领料单产品中已退回数量

对于“未使用配件退料”的退料单流程，流转至仓库已确认之后，系统会自动将配件的退回情况记录在在相应的领料单产品中，并更新领料单产品中的已退回数量和剩余数量；

3.5 计算员工个人库中已退料数量

员工个人库中的已退料总数是对应员工所有退料单产品中已退回数量的汇总；

当3.4步骤中，领料单产品中已退回数量和剩余数量更新之后，系统会同步更新员工个人库中的已退回数量和剩余数量；